Vendredi, 8h. Vous vous réunissez avec votre équipe / CODIR / Comité stratégique /... (rayer la mention inutile). Une réunion de la plus haute importance : vous allez enfin trancher sur le sujet brûlant du moment. Mais tout cela vous rappelle de mauvais souvenirs... C’est le parfait exemple de réunion qui peut s’éterniser au-delà du planning prévu, où aucune décision n’est prise au final et qui finit par être reportée. Encore deux semaines de perdues. Et en plus, vous n'êtes pas du matin.
Si ces problématiques vous semblent familières et que comme nous, vous pensez qu’un autre style de réunion est possible, voici 3 suggestions d’utilisation de notre Multiscore qui pourraient bien booster la performance de ces réunions.
Qu’est-ce que Stormz peut faire pour vous ?
Outre l'outil, dont nous allons vous parler plus loin, la méthode pour mener une réunion efficace est primordiale. Le véritable intérêt de cet exercice est que vous allez structurer votre réunion et l’orienter afin d’obtenir un résultat concret. Quelle que soit votre problématique, le déroulé est très simple.
Vous avez préparé un certain nombre de cartes qui représentent ce qui doit être évalué (axes stratégiques, risques, ... voir nos exemples plus bas).
En premier lieu : prenez l’avis des personnes présentes à la réunion grâce à l'application. Individuellement, et pour chaque carte, les participants vont attribuer une note sur chaque axe et selon l’échelle que vous aurez déterminée au préalable : de 1 à 10, de 1 à 4... Accordez 5 à 10 minutes pour cette étape, en fonction du nombre de cartes à évaluer.
Attention : Veillez à être concis dans vos propositions et restreindre la quantité d’information (une dizaine de cartes, quinze tout au plus).
Vous allez maintenant pouvoir afficher le résultat des évaluations. D’abord, au global, puis le graphique par utilisateur. A la lecture des résultats, pour chaque proposition, identifiez les opposés et faites-les s’exprimer sur leurs évaluations.
Posez des questions afin de lancer le débat :
- “Quels sont nos freins à... ?”
- “Pourquoi avez-vous estimé que... ?”
- “Qu’est-ce qui vous semble pertinent dans cette approche ?”
- “Quelle est votre vision de... ?”
Le but est de vous permettre de vous rapprocher d’un consensus. L’impact visuel du graphique par utilisateur rend tangible l’accord qui règne (ou pas) dans la salle et permet d’éviter les non-dits. Au fil de la discussion, proposez aux participants de revoir leur évaluation et observez en direct les “bulles” changer de position sur votre graphique. Les opposés se rapprochent les uns des autres et de la moyenne.
Grâce aux évaluations puis au débat, vous avez pu éclairer votre propre vision de la situation. Peut-être même revoir votre jugement ou encore décider d’améliorer vos propositions. Mais principalement : en un temps limité et sans laisser trop de place aux divagations habituelles des réunions, vous avez désormais toutes les clés en main pour prendre une décision.
Voici quelques cas d'usages.
A l’ordre du jour, vous présentez les grandes orientations stratégiques pour les 3 ans à venir. Des mois de travail, toute votre équipe a planché sur le sujet. Bref, un gros chantier. Vous allez exposer vos conclusions et notamment plusieurs propositions qui ne pourront pas être mises en place en même temps. Il faut vous décider et déterminer les priorités pour cette année.
- Contribution aux objectifs.
- Capacité de mise en oeuvre.
- Adéquation avec les valeurs de l’entreprise.
Vous avez présenté une stratégie complète et détaillée récemment. Avant de la mettre en oeuvre, vous avez fait collaborer les différents services (grâce à un premier atelier Stormz !) afin de réfléchir aux risques potentiels. Un certain nombre de risques ont été proposés et évalués et il est maintenant temps de passer à l’action sur les risques les plus importants.
Vous allez pouvoir en débattre avec les membres présents et décider s’il est prudent de prendre un risque en fonction de sa gravité, sa potentialité ou encore votre niveau de maîtrise, ou au contraire s’il est nécessaire de revoir votre projet afin de l’anticiper. - Probabilité.
- Gravité.
- Niveau de maîtrise.
Vous pouvez adapter votre échelle en fonction de vos critères. Ici, une échelle de 1 à 4 sera idéale pour indiquer si le niveau est “faible / moyen / important / très important” pour chaque axe. Une bulle positionnée très en haut à droite et de faible taille représentera ainsi une risque très probable, très grave, avec un faible niveau maîtrise. Un risque à prendre en considération avec attention, donc.
Vous êtes en phase de finalisation. Plus que 2 ou 3 candidats encore en lice, mais il est difficile de les départager et vous aimeriez bien que votre équipe puisse vous donner son avis, de manière objective.
- Adéquation compétences / poste.
- Capacité d’adaptation avec l’équipe.
- Sens de l’humour.
Prêt pour le grand saut ?
En suivant ces quelques conseils, vous pourrez mettre en oeuvre votre plan d’actions, agir pour contrecarrer les risques envisagés, valider définitivement votre recrutement.
Alors à vous de jouer, on attend vos feedbacks ! Laissez-nous vos remarques dans les commentaires ou bien sur Twitter @stormzplatform.
Une réunion de décision en vue ? Pensez à utiliser Stormz ! Et si vous avez besoin d'aide pour vous lancer dans cette nouvelle approche de la réunion, n’hésitez pas à nous contacter pour en parler !