Ce lundi 8 novembre, nous étions invité en compagnie de Klaxoon et Yellow de Sensorit à une soirée sur la facilitation digitale organisée par l'Association Internationale des Facilitateurs de Paris. Nous apprécions toujours les échanges avec l'IAF et cette soirée dans le cadre idéal de l'OpenMindKfé n'a pas dérogé à la règle.
Dans une mise en abyme efficace et basé sur l'expérimentation, chaque outil devait servir à faciliter grâce au digital... une réflexion sur la facilitation digitale. Les trois outils ont pu s'enchaîner en toute complémentarité, permettant de réaliser un speed boat sur Yellow, d'identifier une pratique clé de la facilitation digitale sur Stormz et de vérifier la compréhension du groupe grâce à Klaxoon.
Chaque outil avait ses propres dynamiques, Yellow fonctionne avec un tableau digital et un facilitateur qui filtre toutes les idées. Stormz joue davantage sur la conversation avec 1 iPad pour trois personnes et des fonctionnalités pour découvrir et enrichir les idées des autres participants. Enfin, Klaxoon permet de valider les acquis grâce à des quizz et des exercices ludiques.
Marie Caron ( @atMarieCaron ), une participante, a réalisé une sketchnote pour l’occasion.
Le premier défi était d'unir la réflexion de tous les participants puisqu'une partie était réunie à l'OpenMindKfé et l'autre était réunie à distance via Adobe Connect. Alors que Yellow a choisi de réaliser deux ateliers en parallèle, Stormz et Klaxoon parvenaient à réunir tout le monde sur une même session, permettant ainsi d'avoir une meilleure cohésion malgré la distance.
Maintenir une forme d'unité entre les deux groupes repose clairement sur leur capacité à communiquer entre eux, il est indispensable d'avoir un système technique bien maîtrisé afin de s'assurer que les personnes à distance puissent :
- Entendre (et voir) le facilitateur
- Voir la présentation
- Communiquer avec la salle
Pour garantir tout cela, il faut au moins trois personnes chargées de la facilitation, un par groupe et un autre qui garantit le lien entre les deux. Les deux facilitateurs en présentiel doivent avoir un accès direct avec le groupe à distance. Le plus simple dans notre cas étant d'installer Adobe Connect sur un smartphone et de s'en servir comme un micro afin de garantir une prise de son optimale et d'avoir accès au chat de discussion.
Comme c'était la première fois que les participants utilisaient les différents outils, ils avaient tendance à se concentrer davantage sur l'outil que sur la question. C'est pour cela que lors d'une facilitation plus longue, il est conseillé de faire une première étape de découverte de l'outil pour permettre aux participants de le tester et de jouer avec avant de réellement l'utiliser. Ce n'est qu'après un temps d'échauffement et d'entraînement que la technique s'efface pour permettre la facilitation intellectuelle.
Lors de l’atelier Stormz, les deux groupes étaient invités à choisir une pratique à observer en détail et c’est le télétravail qui a été sélectionné pour sa capacité à rendre les employés plus autonomes. Tous les participants ont pu ajouter les Atouts, les Défauts et les Améliorations possibles de cette pratique.
Pour eux, les atouts sont la flexibilité individuelle, l’optimisation du temps de trajet et des coûts de bureaux et la relation de confiance avec l’entreprise. Cependant, l’absence de contact physique met en péril le lien social et la capacité à collaborer rapidement. Le télétravail demande une facilitation accrue puisqu’il peut être difficile de se sentir concerné lorsque l’on est à distance et plus encore dans son environnement privé.
Si l’on veut mettre en place une pratique saine du télétravail, il faut des formations aux outils collaboratifs et à la facilitation à distance. Des rassemblements réguliers restent indispensable pour rythmer la vie sociale et maintenir une cohésion.
Si vous souhaitez aller plus loin dans l'analyse, voici l'intégralité des apports sur le télétravail :
- Flexibilité individuelle
- empowerment
- réduction de l'empreinte carbone
- Optimisation de son temps (moins de transports)
- Efficacité accrue : en télétravail on se concentre 10 fois mieux qu'au bureau (vécu, je suis en télétravail aujourd'hui !)
- Augmentation de la responsabilisation
- meilleure utilisation du temps
- reduction des couts des bureaux
- vivre et travailler à la campagne
- Développement de la confiance en entreprise
- Atawad happen and open
- Empreinte carbone réduite
- responsabiliser les employés, c'est leur permettre de donner le meilleur d'eux-mêmes.
- les plus efficaces n'ont pas à faire acte de présence >> plus vite ils ont fini plus vite ils peuvent revenir à leur vie perso
- j'ai vécu ce type de télétravail, et contrairement à ce que l'on pourrait penser j'avais vraiment envie d'aller au bureau pour voir mes collègues ! car j'en avais le choix et non l'obligation aveugle
- Difficile d'adopter les outils numériques propres à l'entreprise
- on ne favorise pas le travaille collaborative live
- L'autonomie s'apprend, ne se décrète pas
- moins de sens collectif
- Moins de contact et de lien social
- Attention à garder des temps de partage physique - rituels à dates/moments fixes
- reduit la convivialité
- Entreprise sans bureau = entreprise sans usines ?
- moins de vision globale
- Attention au risque de perte d'identité et d'engagement
- Le nombre d'écran va considérablement augmenter
- faut bien cadrer "l'entre deux réunions" car sans contacte physique l'énergie dans une équipe pourrait de dissiper
- pas de notion de efficacité/productivité
- plus de confidentialite assuree
- Difficulté à se concentrer quand on est perturbé par les tracas/la vie du foyer
- Dépendance forte à sa connexion internet (et à sa qualité)
- attention multi-tâchage pendant les réunions virtuels! bien faciliter pour garder l'engagement
- risques de débordements ou de non respect des règles du jeu ... attention !
- j'ai toujours peur qu'il y ait des laisser pour compte dans ce monde digital "même" en 2050
- difficulté d'improviser une reunion entre collegues, avec un client
- Augmentation des workalcoolic
- Quid des frontières vie perso/vie pro ?
- tout le temps connecté vers une addiction?
- risque de devenir des robots de la collaboration
- Quid de la rémunération du (temps de) travail ?
- et comment on fait de la facilitation visuelle ? avec une tablette ?
- Il faut impérativement avoir une culture de la transparence et du partage.
- Accompagnement nécessaire
- Les collaborateurs doivent avoir des notions autour de l'animation d'ateliers de travail collaboratifs pour une réelle dynamique transversale
- Cultiver le collectif
- Il faut dépasser le mail ! Et avoir de vrais outils de collaboration et de partage des tâches.
- bien animer la vie de l'entreprise : rythmes,rites, ...
- creer des tribus locales avec echange presentiel
- Former à l'utilisation des outils collaboratifs
- Du télétravail et des temps collectifs
- cela demande effectivement de redoubler les efforts de cohésion !
- faire confiance à l'outil - peut être manipuler?
- en tant que participant virtuel j'ai du mal à rester engagé
- Adapter les outils à la population des travailleurs de l'entreprise (ergonomie)
- il faut créer une culture de confiance entre employés pour éviter les médisances
- on se voit et on se fait une bouffe !!
- Le télétravail convient-il à tous ? et à toutes les activités ? => à accompagner