Dès mon arrivée en mars 2000 dans la “grande” 3M en tant que jeune et impétueux ingénieur, j’ai été formé et j'ai rapidement facilité mes premiers ateliers collaboratifs. Aujourd’hui, 14 ans plus tard (un peu moins jeune mais pas encore assagi) le virus bienveillant de l’atelier collaboratif coule dans mes veines.
Ceci doit expliquer pourquoi je réalise seulement maintenant que le concept d’atelier collaboratif est soit inconnu soit mal compris de la plupart de mes interlocuteurs “grande entreprise”.
Et alors me direz-vous ? Eh bien, c’est tout de même ce que je vends au quotidien. Alors cela serait plus facile pour moi si tout le monde était conscient de l’importance de passer de la réunion à l’atelier !
Ce billet est donc là pour me simplifier la vie et expliquer en quelques mots le principe de l’atelier collaboratif.
Bon alors, qu'est-ce que c'est ?
Un atelier collaboratif (collaborative workshop, pour les "anglo-fans") est une forme spécifique de la réunion de groupe dans laquelle une équipe va appliquer une ou plusieurs méthodes pour analyser des problèmes, brainstormer, générer des solutions, prendre des décisions et/ou planifier un projet.
Vous pouvez aussi entendre parler de réunions facilitées, de GameStorming, de Jeux d’innovation ou de réunions visuelles. Tous sont des dérivés (certains commerciaux) de l’atelier collaboratif.
Très bien, mais à quoi ça sert ?
Ce dispositif collaboratif peut-être utilisé pour traiter à peu près n’importe quel sujet business.
- Brainstorming : pour générer des noms de marque, imaginer des concepts créatifs de nouveaux produits,
- Résolution de problèmes : pour analyser les causes racines d’un dysfonctionnement ou évaluer des risques,
- Analyse stratégique et marketing : pour évaluer un marché, imaginer des stratégies, trouver le bon positionnement marketing,
- Prise de décision : pour peser le pour et le contre et choisir la meilleure alternative
- Team-building : pour briser la glace ou pour dénouer des relations difficiles
Et ce ne sont que quelques exemples !
D'accord, et avec qui fait-on cela ?
Les participants sont l’atout le plus précieux d’un atelier collaboratif. Ils peuvent avoir de nombreux rôles (expert, utilisateur, acteur, client ou simple participant) mais - différence majeure avec la réunion - ils participent tous activement au dispositif et contribuent tous à la création du livrable.
Au moins un des participants devrait prendre soin du bon déroulement de l’atelier collaboratif. On le nomme généralement le facilitateur…
Les équipes les plus performantes ont généralement intégré la culture de l’atelier collaboratif. Elles sont alors autonomes et peuvent se passer de facilitateur.
Personne ne sait faciliter dans votre équipe ? Il vous faudra alors passer par une agence spécialisée et vous serez facturé 2500€ la journée… Mais non, pas de panique, tout le monde peut devenir facilitateur ! Il suffit d’apprendre, d’expérimenter, de faire des erreurs, d’apprendre à nouveau puis de vous améliorer. Bref, vous serez vite en position de créer beaucoup de valeur !
Cela me rapporte quoi cette histoire ?
La gloire ? Peut-être pas mais le fait est : les ateliers collaboratifs sont terriblement efficaces !
Là où la plupart des réunions sont une plaie et certainement l’un des processus les moins productifs du monde de l’entreprise (ex-aequo avec la gestion quotidienne de votre pile d’emails), les ateliers collaboratifs sont au contraire des réunions... qui ont bien tourné ! Une bonne dynamique de groupe, un déroulé structuré, un livrable et du fun.
La conséquence ? Un groupe qui crée de la valeur (vs la réunion qui détruit de la valeur), et l'assurance de ne pas avoir perdu son temps...
Et je fais cela quand ?
Quand vous voulez ! Allez, prenez votre agenda et trouvez-moi la prochaine réunion. C’est fait ? OK, remplacez le mot réunion par le mot workshop et… au boulot (eh oui, ce n’est pas de la magie, c’est du travail).
Il est temps de remplacer la réunion par l’atelier collaboratif. C’est parti !
Je suis convaincu mais comment fait-on ?
Bien faciliter un atelier collaboratif s'apprend ! Le principe repose sur quelques fondamentaux simples et accessibles qui feront l'objet d'un prochain billet, alors... Suivez ce blog !